پاسخگویی سریع پیام‌ها بخش بزرگی از خدمات مشتریان در رسانه‌های اجتماعی است و فرقی نمی‌کند که در کجا با پیام‌هایی مثل فیسبوک، توییتر، لینکدین یا اینستاگرام سروکار داشته باشید. خوشبختانه، اینستاگرام گزینه ای آسان برای کاربران اضافه کرده است که می‌تواند زمان پاسخگویی تیم شما به سوالات را کاهش دهد.
با ارسال پاسخ خودکار، می‌توانید به راحتی پاسخ‌های خودکار را برای سؤالات پرتکرار و پیام‌های رایج تنظیم کنید. این قابلیت مدت زمانی را که تیم پشتیبانی یا ادمین شما برای نظارت و پاسخ دادن به مشتریان نیاز دارد، کاهش می‌دهد.
موضوعاتی که در این مقاله بررسی می‌شود:
- ارسال پاسخ خودکار در اینستاگرام چیست؟
- ارسال پاسخ خودکار در دایرکت اینستاگرام از چند روش انجام می‌گیرد؟
- نحوه‌ی ارسال پیام خودکار از طریق دایرکت اینستاگرام
- نحوه ارسال پیام خودکار از طریق Meta Business Suite
- نحوه فعال کردن پیام خودکار به روش Instant reply
- نحوه فعال کردن پیام خودکار به روش Away message
- مزایا و معایب استفاده از ارسال پیام خودکار اینستاگرام
- نتیجه گیری
ارسال پاسخ خودکار در اینستاگرام چیست؟
یکی از چالش‌هایی که پیج‌های تجاری با آن روبرو هستند، پاسخ دادن به سوالات تکراری مشتری ها است. پاسخ خودکار اینستاگرام قابلیتی است که در تنظیمات پیام اینستاگرام شما امکان ارسال پاسخ های خودکار را به سوالات متداول می‌دهد. به عنوان مثال، اگر سؤالاتی مانند “آیا ارسال رایگان ارائه می‌دهید؟” یا “هزینه ارسال چقدر است؟” و… زیاد از شما پرسیده می‌شود، تیم شما می‌تواند یک پاسخ خودکار از قبل تعیین کند که به‌جای اینکه مشتری منتظر پاسخ یک شخص واقعی باشد، فوراً به سؤال او پاسخ داده شود.
ارسال پاسخ خودکار در دایرکت اینستاگرام از چند روش انجام می‌گیرد؟
در صورتی که تعداد فالوور و پیام‌های پیج شما زیاد باشد و زمان کافی برای پاسخگویی و پیگیری به تک تک دایرکت‌ها را نداشته باشید، با یادگیری نحوه ارسال پاسخ خودکار می‌توانید در زمانی که صرف پاسخگویی می‌کنید را به حداقل برسانید.
ما در این مقاله به شما 2 راه مختلف را آموزش می‌دهیم:
- ارسال پاسخ خودکار از طریق ابزار و دایرکت اینستاگرام: پاسخ‌های خودکار را برای سؤالات متداول تنظیم کنید یا پیام‌های آماده را ایجاد کنید که تیم شما به راحتی می‌تواند از طریق دایرکت (DM) اینستاگرام ارسال کند.
- ارسال پاسخ خودکار از طریق Meta Business Suite: برای فعال سازی ارسال پیام خودکار از طریق Meta Business Suite باید حساب کاربری در فیسبوک داشته باشید.
نحوه‌ی ارسال پیام خودکار از طریق دایرکت اینستاگرام
مرحله 1: وارد settings حساب کاربری اینستاگرام شوید.
مرحله 2: حالا در این مرحله برای فعالسازی ارسال پیام خودکار باید حساب کاربری خود را به حالت creator یا business قرار دهید.
مرحله 3: در این مرحله شما باید روی گزینه Saved replies یا Frequently asked questions یا Welcome message بزنید.
مرحله 4: اگر روی گزینه‌ی Saved replies را زدید، صفحه‌ی New Saved Reply برای شما باز می‌شود تا اولین پیام خودکار خود را بنویسید.
مرحله 5: در این مرحله، باید میان‌بری به اندازه 15 کاراکتر در بخش shortcut اضافه کنید. این بخش به شما کمک می‌کند که به همه‌ی پیام‌ها دسترسی داشته باشید. بخش دوم آن هم قسمتی است که باید محتوای پیام خودکار خود را بنویسید. اکنون تنظیمات را ذخیره کنید.
مرحله 6: اگر روی گزینه‌ی Welcome message را زدید، می‌توانید در صفحه زیر اولین پیام خوش آمدگویی خودکار خود را بنویسید.
مرحله 7: اگر روی گزینه‌ی Frequently asked questions را زدید، می‌توانید در این بخش سوالات متداولی که از پیج شما می‌پرسند را قرار دهید و یا از سوالاتی که اینستاگرام از قبل تعیین کرده است، استفاده کنید. هر تعداد سوال که می‌خواهید اضافه کنید. حتی می‌توانید این سؤالات را در چت نشان دهید، بنابراین مشتریانی که می‌خواهند به شما پیام ارسال کنند، گزینه‌هایی برای انتخاب دارند. این بخش همچنین پاسخ سریع یا Quick replies نیز نامیده می‌شود. سوالاتی که عموما کاربر از شما می‌پرسد مثل ساعت کار فروشگاه، آدرس، هزینه ارسال، نحوه‌ی ثبت سفارش و… در Quick replies قرار می‌گیرد.
نحوه ارسال پیام خودکار از طریق Meta Business Suite
ارسال پیام خودکار دایرکت اینستاگرام از طریق ابزار هوشمند Meta Business Suite، به صورت رایگان قابل استفاده است. قبل از شروع برای فعالسازی پیام خودکار از روش Meta Business Suite باید حساب کاربری خود را در حالت business قرار دهید و همچنین اکانت فیسبوک داشته باشید.
بعد از ساختن حساب فیسبوک باید به Meta Business Suite بروید و آن را به پیج اینستاگرام خود لینک دهید. برای متصل کردن پیج خود به Meta Business Suite مراحل زیر را طی کنید:
- وارد settings اینستاگرام خود شوید و account را انتخاب کنید.
- Sharing to other apps را انتخاب کنید.
- Facebook را انتخاب کنید و اطلاعات ورود پیج خود را وارد کنید.
- به settings اینستاگرام خود بروید و Privacy را انتخاب کنید.
- روی Messages بزنید.
- دکمه Allow access to messages را روی On قرار دهید.
اکنون پیج اینستاگرم شما به Meta Business Suite لینک شد. در اینستاگرام دو نوع روش برای ارسال پیام وجود دارد.
- Instant reply
- Away message
نحوه فعال کردن پیام خودکار به روش Instant reply
از روش Instant reply بهتر است برای پیام خوش‌آمد گویی استفاده شود.
- ابتدا به صفحه تجاری فیس بوک خود بروید، سپس روی Meta Business Suite در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید.
- سپس صفحه داشبورد Meta Business Suite باز خواهد شد. از اینجا روی Inbox در نوار کناری سمت راست کلیک کنید.
- سپس روی گزینه Automated Responses کلیک کنید.
- دکمه Instant reply را فعال کنید و روی گزینه Edit message کلیک کنید.
- در قسمت platform مطمئن شوید که تیک کادر اینستاگرام را بزنید.
- متن پیام خوش‌آمد گویی خود را در کادر Text وارد کنید. اکنون تمام کاربرانی که برای بار اول به شما دایرکت می‌دهند، این پیام به صورت خودکار ارسال می‌شود.
نحوه فعال کردن پیام خودکار به روش Away message
این قابلیت برای زمانی که شما آفلاین هستید و قادر به پاسخگویی نیستید، می‌توانید فعال کنید.
- سپس صفحه داشبورد Meta Business Suite باز خواهد شد. از اینجا روی Inbox در نوار کناری سمت راست کلیک کنید.
- سپس روی گزینه Automated Responses کلیک کنید.
- روی Away Message کلیک کرده و بعد دکمه Edit را برگزینید.
- متن پیام خود را در کادر Text وارد کنید.
- از بخش Add time نیز می‌توانید زمان ارسال پیام را مشخص کنید.
مزایا و معایب استفاده از ارسال پیام خودکار اینستاگرام
مزایا
تاثیر خوبی برمخاطب گذاشتن:
اینستاگرام به دنبال کنندگان شما نشان می دهد که تیم شما چقدر سریع پاسخ می دهد. زمان پاسخگویی سریعتر می‌تواند تاثیر بهتری برای کسب و کار شما داشته باشد.
قبل از پرسیدن کاربران به سوالات پاسخ دهید:
یک پاسخگوی خودکار ایجاد کنید که تمام سوالات قابل انتظار مشتریان شما پاسخ داده شود.
در وقت تیم خود صرفه جویی کنید:
از نوشتن یک پاسخ مکرر خودداری کنید.ارسال پیام های خودکار به تیم شما زمان بیشتری برای رسیدگی به سایر مشکلات پشتیبانی مشتری می‌دهد.
هرگز پیامی از قلم نمی افتد:
لازم نیست نگران زمان باشید. حتی زمانی که تیم شما کار نمی‌کند، مشتریان می توانند به محض ارسال پیام پاسخ دریافت کنند.
معایب
این قابلیت فقط برای اینستاگرام و فیسبوک قابل استفاده است:
ویژگی های Instagram/Meta فقط برای این دو پلتفرم کار می‌کند. شما باید از ابزارهای خارجی برای سایر پلتفرم های رسانه های اجتماعی کمک بگیرید.
شما باید صفحات فیس بوک و اینستاگرام خود را به هم متصل و لینک کنید:
برای دسترسی به برخی از ابزارهای پیشرفته تر، باید از Meta Business Suite استفاده کنید، بنابراین باید صفحات فیس بوک و اینستاگرام خود را به هم متصل کنید.
نتیجه گیری
ما در آژانس هوشمند میم برندینگ سعی داشتیم در این مقاله شما را به نحوه ارسال پیام خودکار اینستاگرام آشنا کنیم. در نهایت، استفاده از ویژگی پاسخ خودکار اینستاگرام می‌تواند در صرفه جویی وقت وافزایش حس اعتماد مشتریان و حفط ارتباط با مشتریان به صورت شبانه روزی تاثیر داشته باشد که ما به همه‌ی کسب‌و‌کارها توصیه می‌کنیم. برای سفارش خدمات اینستاگرام مارکتینگ با شماره 09336274505 تماس بگیرید.
منابع استفاده شده در مطلب:
سوالات متداول در مورد نحوه‌ی ارسال پیام خودکار در اینستاگرام
پاسخ خودکار اینستاگرام راهی عالی برای به حداقل رساندن زمان انتظار برای سوالات متداول است. اگر سؤالات متداولی که مخاطبانتان دارند را می‌دانید، و پاسخ حامعه‌ای وجود دارد که می‌توانید ارائه دهید، آن را به عنوان یک پاسخ خودکار تنظیم کنید.
هیچ کلید خاموش و روشن سریعی برای پاسخ خودکار اینستاگرام وجود ندارد. در عوض، باید به قسمت تنظیمات دایرکت اینستاگرام خود بروید و پاسخ‌های سؤالات متداول را که وارد کرده‌اید حذف کنید.